Werbung* Kennt ihr das Geräusch, das ein MacBook macht, wenn es auf den Betonboden knallt? Nein? Ihr Glücklichen. Seit einem unserer letzten l’affinité Treffen wissen Hannah, Steffi und ich, wie sich das anhört. Und ich weiß, wie es sich anfühlt. Als würde einem das Herz brechen, denn genauso klingt es auch. Glücklicherweise sind wir beide – mein MacBook und ich – nochmals mit dem Schrecken davon gekommen, denn es splitterte nur eine kleine Ecke ab. Normalerweise bin ich jemand, der auf teure Sachen gut achtgibt, vor allem, wenn ich sie täglich brauche. Aber bisher sah ich einfach keinen Sinn in einer Laptoptasche und so kam mein MacBook meistens in die Neverfull oder in einen Stoffbeutel mit all dem anderen Zeug. Nun ja, manchmal lernt man Dinge erst auf die harte Tour. Manchmal helfen aber auch Tipps, damit man gewisse Dinge erst gar nicht auf die harte Tour lernen muss. Daher gibt es in diesem Post heute 5 Tipps für mehr Produktivität. Ich zeige euch, wie ihr smarter und nicht härter arbeitet, um mehr Effizient in euren Office-Alltag zu bringen.

5 Tipps für mehr Produktivität: Work smarter, not harder

Im Office-Alltag geht es gerne mal stressig zu. Vor allem die Vorweihnachtszeit, der Jahreswechsel und der Frühling zählen bei mir zu den stressigsten Zeiten im Jahr. Manchmal habe ich das Gefühl, ich müsste mich klonen und würde trotzdem nicht alles schaffen, was auf meiner To-Do-Liste steht. Wenn alles hinschmeißen und nach Mauritius abhauen nicht möglich ist, muss man sich wohl oder übel ein paar Strategien überlegen, mit denen man die tägliche Arbeit leichter schafft oder bekannten Zeitfressern ein Schnippchen schlagen kann. 5 solche Tipps habe ich heute für euch. Es handelt sich um Tipps, die ich selbst beherzige und auch in den Jahren meiner Selbständigkeit immer wieder anwende. Auch wenn sie nur 10 Minuten mehr Zeit pro Tag bringen, oder einfach ein bisschen mehr Motivation, dann hat man schon gewonnen. Denn manchmal entscheiden genau diese 10 Minuten ob man den Zug noch erwischt oder genervt auf den nächsten warten muss.

Tipp 1 für mehr Produktivität: Telefon statt E-Mail

Viele Leute telefonieren nicht gerne. Ich habe zwar nichts gegen mein Telefon, tippe aber generell auch lieber E-Mails, weil ich oft das Gefühl habe, dass das schneller geht. Ein Trugschluss, denn aus einer E-Mail-Kommunikation kann sich in manchen Situationen ein langwieriges Hin und Her ergeben, dass ziemlich viel Zeit kostet. Viel effektiver ist es daher gleich zum Telefon zu greifen, manche Dinge lassen sich so schneller und einfacher klären. Man weiß gleich, woran man ist, hat vielleicht 5 Minuten investiert und nicht 5 E-Mails getippt, die einem immer wieder aus der Konzentration gerissen haben.

Tipp 2 für mehr Produktivität: Doofes zuerst

Es ist völlig menschlich, dass man dazu neigt, nicht so lustige Dinge und Aufgaben nach hinten zu verschieben und sich zuerst dem zu widmen, das leichter von der Hand geht oder mehr Spaß macht. Wenn man sich jedoch gleich morgens an die lästigen Dinge setzt, hat man diese erledigt und kann den Rest des Tages mit angenehmerer(er) Arbeit verbringen. Außerdem schleppt man die „doofen“ Dinge nicht den ganzen Tag mit sich mit und hat immer im Hinterkopf, dass man dieses und jenes noch machen muss. Darüber hinaus ist man morgens noch konzentrierter als Abends, wenn man mit dem Kopf eigentlich schon im Feierabend ist, aber genervt länger bleiben muss, weil eben diese eine Sache noch erledigt werden muss.

Tipp 3 für mehr Produktivität: Das 80/20 Prinzip

Kurz zusammengefasst geht es in diesem Prinzip darum, dass 20 % unserer Tätigkeiten, 80 % unseres Erfolges ausmachen. Deshalb ist es wichtig, dass man diese 20 % findet und sich darauf konzentriert. Diese Tätigkeiten sollte man dann zuerst und besonders gut machen. Anderes kommt danach, wenn noch Zeit bleibt. Das Prinzip schließt aber auch ein, dass man einfach mal „Nein!“ sagt. Nämlich zu Dingen, von denen man vorher schon weiß, dass sie nur Arbeit bzw. Zeit und wenig Erfolg bringen. Zusammengefasst gesagt: Bei richtiger Prioritätensetzung lassen sich mit nur 20 % der Bemühungen manchmal schon 80 % der Arbeit erledigen.

Tipp 4 für mehr Produktivität: Don’t multitask

Uns Frauen sagt man ja immer nach, wir wären multitaskingfähig. Was wir meiner Meinung nach auch ganz sicher sind, daran hege ich keine Zweifel. Ich bezweifle nur, dass Multitasking immer eine gute Sache ist. Häufig kommt es vor, dass man konzentriert an einer Sache arbeitet. Dann macht das E-Mail-Program „Pling“, man liest die E-Mail und antwortet mal gleich, geht ja schnell. Dann braucht die Kollegin nur mal 3 Minuten Hilfe, das Kopierpapier ist aus und man holt eben nebenbei mal neues. Und ach ja, gleich zwischendurch das Formular ausfüllen, bevor man vergisst. Wir können viele Dinge gleichzeitig machen, wir sollen das aber nicht immer tun. Denn so dauert eine Aufgabe, die wir vielleicht in 30 Minuten erledigt hätten, doppelt so lang und man fragt sich, was man eigentlich getan hat, während man 100 Dinge gleichzeitig gemacht hat. Daher lieber eines nach dem anderen und das E-Mail-Pling auch mal für ein oder zwei Stunden stumm schalten, damit man nicht gestört wird und konzentriert arbeiten kann.

Tipp 5 für mehr Produktivität: Die 2-Minuten-Regel

„Pling“ eine E-Mail kommt an. Jemand möchte nur eine kurze Antwort. Geht das unter 2 Minuten? Dann machen. Enthält die E-Mail einen 2-seitigen Anhang, den wir mal „schnell“ durchlesen sollen, dann dauert das bestimmt länger als 2 Minuten – daher lieber verschieben. Das gilt auch für alle andere Arbeiten. Alles was länger dauern würde als 2, reißt uns schon wieder viel zu sehr aus unserer Konzentration und sollte aufgeschoben werden. Nach getaner Arbeit ist dann genug Zeit dafür und auch noch für einen kleinen Schwatz mit der Kollegin. Ohne dass man sich danach wieder neu in die Sache eindenken muss.

Meine Laptoptasche von Samsonite

Auf all den Fotos seht ihr übrigens meine neue Laptoptasche oder anders gesagt: Die neue portable Heimat meines MacBooks. Sie heißt Move Pro, ist in 3 Farben erhältlich und nachdem ich mein MacBook in den letzten Jahren fast immer in der Neverfull oder einem Baumwollbeutel zu Terminen transportiert habe, weiß ich den Komfort einer richtigen Laptoptasche erst jetzt richtig zu schätzen. Die Tasche hat nämlich neben einem gepolsterten Laptopfach auch eines für Kabel und Maus – praktischerweise mit Reisverschluss zum Schließen, damit das nicht alles wild im Innenraum der Tasche herumfliegt. Außerdem gibt es eigene Fächer für Stifte, Handy und Maus und die Tasche ist groß genug um noch locker Mappe, Notizblock und Bücher mitzunehmen, was vor allem für die Uni im Moment richtig praktisch ist und mir sehr zugutekommt. Toll finde ich auch, dass die Tasche selbst so leicht ist, man schleppt ja mit MacBook, Kabel, Maus und allem Drum und Dran schon genug mit sich herum, da ist es angenehm, dass die Tasche selbst nicht auch noch ein Schwergewicht ist.

*Werbung: Die Tasche wurde mir zur Verfügung gestellt.